ケアマネジャーは、正式には介護支援専門員といい、ケアプラン（介護サービス計画）を作り、サービス事業者や関係機関との連絡・調整を行う専門職です。親の介護が始まると、この担当者との相性が、サービスの組み立てや家族の負担感に大きく影響します。合わないと感じても、我慢し続けるしかないわけではありません。ただし、事業所を変える場合は市区町村への届出が関わるため、手順と期限だけは先に押さえておく必要があります。

この記事では、ケアマネジャーの探し方、初回面談で聞くこと、合わないときの段階的な伝え方、事業所変更の手順と届出の注意点を整理します。届出の様式や期限は市区町村で異なるため、ここに書いた自治体の例はあくまで例として読み、最後は親の住所地の市区町村で確認してください。

ケアマネジャーとは何をする人か

厚生労働省の介護サービス情報公表システムによると、居宅介護支援とは、ケアマネジャーが利用者の心身の状況や置かれている環境に応じた介護サービスを利用するためのケアプランを作成し、そのプランに基づいて適切なサービスが提供されるよう、事業者や関係機関との連絡・調整を行う仕組みです。ケアプランは、利用者宅への訪問で状況を把握するアセスメント、利用者・家族・サービス提供事業者との話し合いを経て作成されます。

同じ公表システムの説明では、居宅介護支援は「特定のサービスや事業者に偏ることがないよう、公正中立に行うこと」とされています。特定のデイサービスや訪問介護だけを強く勧められる、理由の説明がないままプランが決まる、といった違和感があるときは、公正中立の観点から質問してよい場面です。

費用面では、ケアプランの作成にあたって利用者負担はありません。ケアマネジャーを変えたからといって、ケアプラン作成そのものに利用者負担が生じる仕組みではありません。ただし、実際に利用する訪問介護やデイサービスなどのサービス自体には、所得に応じた自己負担があります。ケアプラン作成費とサービス利用費は別ものとして分けて考えてください。

要介護と要支援で、最初の窓口が違う

親の認定結果によって、ケアプランを作る担い手の入口が変わります。太田市の公式案内では、届出書の種類として、要介護の認定を受けた（申請中の）利用者用の「居宅サービス計画作成依頼（変更）届出書」と、要支援の認定を受けた（申請中の）利用者・事業対象者用の「介護予防サービス計画作成・介護予防ケアマネジメント依頼（変更）届出書」が分けられています。様式名が違うこと自体が、要介護と要支援で手続きの入口が違うことを示しています。

認定結果がまだ出ていない、どちらに当てはまるか分からない段階では、まず親の住所地の地域包括支援センターに相談するのが確実です。地域包括支援センターは、要介護認定の申請前から家族の相談を受け付ける公的窓口で、認定後の流れについても案内しています。詳しい相談の進め方は、関連記事「地域包括支援センターに相談するタイミング」も参照してください。

探し方：紹介された1か所に決めなくてよい

居宅介護支援事業所の探し方は、次の3つが基本です。

  • 親の住所地の地域包括支援センターに、近くの居宅介護支援事業所の一覧や相談先を聞く
  • 親の住所地の市区町村の介護保険担当窓口に、事業所の一覧や届出の様式・期限を聞く
  • 厚生労働省の介護サービス情報公表システムで、地域の居宅介護支援事業所の情報を確認する

病院に入院中の場合は、退院の準備とあわせて病院の相談員が事業所探しを手伝うこともあります。紹介された事業所が1か所だけでも、そのまま決めなければならないわけではありません。受け入れ可能かどうか、担当者の体制、連絡方法を確認したうえで決めてください。遠距離から探す場合は、家族が電話で問い合わせ、初回面談の日程と本人の同席の要否を確認しておくと進めやすくなります。

初回面談で聞くこと：チェックリスト

初回面談は、担当者を見極めるための場でもあります。次の項目を、メモを用意して聞いてみてください。

  • 連絡方法と連絡がつく時間帯：電話・連絡手段、夜間や休日の連絡体制はどうなっているか
  • 訪問と見直しの頻度：自宅訪問やモニタリングはどのくらいの頻度で行うか、体調や生活が変わったときにプランをどう見直すか
  • 担当者が不在のときの体制：担当者の休暇や退職時に、誰が引き継ぐか
  • サービス事業者の提案の幅：複数の事業者を比較して提案してくれるか、特定の事業者に偏らない理由を説明してくれるか
  • 本人の希望の聞き方：本人の希望と家族の希望が違う場合、どう調整するか
  • 情報共有の方法：家族が遠方にいる場合、プランの内容や変更をどう共有してくれるか
  • 変更の相談先：担当者や事業所との相性に困ったとき、まず誰に相談すればよいか

面談の場で「分からないことは後から聞いてよいか」も確認しておくと、その後の相談がしやすくなります。説明が一方的で質問しづらい、連絡がつかない状態が続く、といった点は、後述する変更を考えるサインになりえます。

合わないと感じたら：いきなり事業所変更ではなく段階的に

合わないと感じたときは、次の順番で考えるのが無理がありません。

  1. 具体的な困りごとを、担当者本人に伝える。たとえば「連絡がつかない」「説明なしにサービスが決まる」など、事実と希望を分けて伝えます。
  2. 担当者への相談で改善しない場合は、事業所の管理者に相談する。同じ事業所の中で担当者だけを変える選択肢があるかどうかも、この段階で聞きます。ただし、担当者だけの変更で市区町村への届出が必要かどうかは、市区町村によって扱いが異なるとされているため、事業所と市区町村の両方で確認してください。
  3. それでも改善しない場合や、事業所の方針自体が合わない場合は、事業所ごと変更する手順に進みます。
  4. 事業所との話し合いが難しい場合は、親の住所地の地域包括支援センターや市区町村の介護保険担当窓口に相談します。

「相性が合わない」という理由で相談することに、遠慮はいりません。ケアプランは本人の生活に直結するため、伝えにくさを抱えたまま使い続けるより、早めに相談する方が引き継ぎも進めやすくなります。

事業所を変更する手順と届出

事業所ごと変更する場合の基本的な流れは、次のとおりです。

  1. 新しい居宅介護支援事業所を決め、受け入れ可能かと契約の流れを確認する
  2. 新しい事業所と契約する
  3. 市区町村へ「居宅サービス計画作成依頼（変更）届出書」を出す（要支援の場合は、介護予防の様式名になります）
  4. 新しいケアプランの作成と、サービス事業者との連絡・調整を新しい担当者に引き継ぐ

届出書の扱いは、新しい事業所に確認するとよいでしょう。太田市の案内では、要介護の場合、居宅介護支援事業所が直接、介護保険者へ届出することとされています。様式、添付書類、提出期限は自治体により異なると同案内にも明記されているため、親の住所地の市区町村の案内を必ず確認してください。

届出で注意したい3点

1. 期限は自治体で違う。太田市の例では開始日まで、猶予は14日以内

太田市の案内では、届出は原則としてサービスの利用開始日（適用開始日）までに、猶予期間として開始日から14日以内とされています。ただしこれは太田市の例であり、全国一律の期限ではありません。新しい事業所が決まったら、まず「いつまでに、どこへ、何を出すのか」を市区町村の案内で確認してください。期限を過ぎると、次のような不利益が生じる可能性があります。

2. 届出がないと、費用をいったん全額自己負担する可能性がある

久喜市の届出書の注意書きでは、居宅介護支援事業所を変更するときは変更年月日を記入のうえ必ず市へ届出すること、届出のない場合、サービスに係る費用をいったん全額自己負担していただくことがある、とされています。太田市の案内でも、届出が遅延した場合はセルフプラン（自己作成プラン）になるため注意するよう呼びかけています。届出を出し忘れたままサービスを使い続けると、給付の扱いが変わるおそれがある、という点だけは強く意識してください。

3. 月の途中の変更は、給付管理の扱いを確認する

太田市のよくある質問では、月の前半にA事業所で届出をしてサービスを利用し、月の後半にB事業所で届出をしたがサービスを利用しなかった場合、請求上はB事業所が給付管理を行うと判断され、A事業所の請求が返戻になる、という例が示されています。つまり、月の途中で事業所を変えると、どちらの事業所がその月の給付管理を行うかが問題になる場合があります。月をまたいで切り替えるか、月途中で切り替える場合は新旧の事業所と市区町村に給付管理の扱いを確認してから進めてください。

変更のデメリットと、変えない方がよい場合

変更には、次のような負担もあります。

  • 新しい担当者によるアセスメントや引き継ぎに時間がかかる
  • 新しいケアプランの内容によっては、使っているサービス事業者が変わる場合がある
  • 届出や契約の手続きを、家族があらためて進める必要がある

そのため、連絡方法や訪問頻度など、伝えれば改善する可能性がある点については、まず担当者や管理者への相談を試す価値があります。一方で、連絡が長期間つかない、説明がないままプランが決まる、苦情を伝えても対応されない、といった状態が続く場合は、変更の相談を先延ばしにしない方がよいでしょう。

施設に入所した場合は、在宅のケアプランとは別の計画に切り替わります。入所先の施設に、計画の担当者と引き継ぎの流れを確認してください。

ケアマネジャー初回面談・変更前チェックリスト

使い方： 初回面談の前に質問したい項目へ印を付け、面談中に回答をメモします。事業所を変更する場合は、後半の変更準備欄で届出の期限と必要書類を確認し、空欄が残る項目は市区町村や地域包括支援センターへ問い合わせてください。

初回面談で確認する項目

  • 連絡方法と、連絡がつく時間帯（夜間・休日の体制を含む）
  • 自宅訪問とモニタリングの頻度、プランを見直すタイミング
  • 担当者が不在や退職になったときの引き継ぎ体制
  • 複数のサービス事業者を比較して提案するか、特定の事業者に偏らない理由
  • 本人の希望と家族の希望が違う場合の調整方法
  • 遠方に住む家族への情報共有方法
  • 担当者との相性に困ったときの相談先

変更前に確認する項目

  • 新しい事業所の受け入れ可否と契約の流れ
  • 市区町村へ出す届出書の様式名（要介護と要支援で異なる）
  • 届出の提出期限と猶予期間（自治体ごとに異なる）
  • 添付書類と提出方法
  • 月の途中で変更する場合の給付管理の扱い
  • 変更後のケアプランとサービスの引き継ぎ
確認すること記入例確認先
初回面談の日程2026年11月12日 14時事業所
届出の期限利用開始日まで（猶予14日以内の例）市区町村
担当者だけの変更届出が必要か不要か事業所・市区町村

判断例として、初回面談で連絡体制と引き継ぎの説明が得られず、管理者へ相談しても改善しない場合は、事業所変更の検討へ進みます。ただし、届出の期限と様式を確認する前に契約や利用開始を急がないでください。

まとめ：決める前に確認する3点

  • ケアプランの作成に利用者負担はなく、居宅介護支援は公正中立に行われることとされている
  • 事業所を変えるときは、市区町村への届出書が必要で、様式と期限は自治体ごとに違う
  • 届出の遅れや漏れは、費用の全額自己負担やセルフプラン扱いにつながるおそれがあるため、新しい事業所が決まったら期限を先に確認する

まずは親の住所地の地域包括支援センターか市区町村の介護保険担当窓口に、事業所の一覧と届出の様式・期限を聞くところから始めてください。初回面談のチェックリストを持参すれば、担当者との相性を早い段階で見極めやすくなります。